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Por que a Gestão do Conhecimento é Importante - Especialmente Durante Crises - 2 de abril de 2020

Atualizado: Abr 14


Autora: Lynnda Nelson

Este blog é publicado enquanto o mundo está no meio de uma pandemia global e muitos de nós lutamos com o "novo mundo", imaginando quanto tempo isso vai durar e se a vida voltará ao "normal".


Como muitos de vocês estão trabalhando em casa, reflita quais informações e conhecimentos você precisa, mas não tem acesso. Documente o que você aprendeu. Planeje uma estratégia para aprender com as experiências de outras pessoas. Considere como usar seu novo conhecimento quando o mundo retornar ao seu "novo normal". Determine como sua organização pode reunir esse conhecimento, organizá-lo e garantir que aqueles que precisam dele possam acessá-lo.


O exemplo usado neste blog é um artigo publicado pela Columbia University em resposta a uma solicitação do National Institutes of Health (NIH) para criar uma estrutura de gerenciamento de conhecimento com o objetivo de documentar o conhecimento adquirido ao responder a surtos anteriores de doenças infecciosas com a finalidade de acessar esse conhecimento para respostas futuras.


*** Assista ao seminário on-line do ICOR em 25 de março de 2020 sobre Por que a Gestão do Conhecimento é Importante. Gratuito para qualquer pessoa até 25 de abril de 2020 e disponível sob demanda aos membros do ICOR. https: //www.build- resilience.org/webinars.php


ou assista aqui:



O que é Gestão do Conhecimento?

A gestão do conhecimento é disponibilizar o conhecimento certo para as pessoas certas, na hora certa. Trata-se de garantir que uma organização possa aprender e que seja capaz de recuperar e usar seus ativos de conhecimento nas aplicações correntes, sempre que for necessário.


A gestão do conhecimento depende do gerenciamento dos mecanismos de criação e conversão de conhecimento da organização; memória organizacional e instalações de recuperação; aprendizado organizacional; e cultura organizacional.


A gestão do conhecimento permite o compartilhamento de informações e conhecimentos para permitir uma tomada de decisão eficaz, aprendendo com a experiência e com os outros.


A GC (Gestão do Conhecimento) é responsável pela compreensão:

· Do que sua organização sabe;

· De onde esse conhecimento está localizado, por exemplo, na mente de um especialista específico, um departamento específico, em arquivos antigos, com uma equipe específica. etc.;

· De que forma esse conhecimento é armazenado, por exemplo, nas mentes dos especialistas, no papel, etc.;

· De como transferir esse conhecimento para pessoas relevantes, a fim de poder tirar proveito dele ou garantir que ele não seja perdido.

Objetivo / Finalidade da Gestão do Conhecimento

A GC coloca o foco no conhecimento como um ativo real e não como algo intangível. Ao fazer isso, permite que a organização proteja e explore melhor o que sabe, melhore e concentre seus esforços de desenvolvimento de conhecimento para atender às suas necessidades.

1. Ajuda as organizações a aprender com os erros e sucessos do passado;

2. Explora melhor os ativos de conhecimento existentes, reimplantando-os em áreas onde a organização deseja obter algo, por exemplo, usando o conhecimento de um departamento para melhorar ou criar um produto em outro departamento, modificando o conhecimento de um processo passado para criar uma nova solução, etc.;

3. Promove um foco de longo prazo no desenvolvimento das competências e habilidades corretas e na remoção de conhecimento obsoleto;

4. Aumenta a capacidade de inovar da organização;

5. Ele aprimora a capacidade da organização de proteger seus conhecimentos e competências essenciais contra perda ou cópia.

Resultados da Gestão do Conhecimento

1. Comunicação Rica, Profunda e Aberta. O compromisso de replicar e criar o ambiente de informações conhecido por propiciar uma P&D bem-sucedido - acesso rico, profundo e aberto a comunicações e informações - e implantá-lo amplamente em toda a organização e também com o mundo externo;

2. Consciência Situacional. A percepção de elementos e eventos ambientais em relação ao tempo ou espaço, a compreensão de seu significado e a projeção de seu status futuro;

3. Atingir Metas. Criar valor, alavancar e refinar os ativos de conhecimento da organização para atingir as metas organizacionais.

3 Tipos de Conhecimento

Refere-se aos processos de identificação de fontes de conhecimento existentes, bem como a descoberta de conhecimento oculto em dados e informações. Esse conhecimento reside tanto dentro da organização quanto externamente, em clientes, fornecedores, parceiros etc.


3. Conhecimento Incorporado: O conhecimento contido em processos, produtos, cultura, rotinas, artefatos ou estruturas.

O conhecimento é incorporado formalmente por meio de uma iniciativa de gerenciamento para criar um ciclo virtuoso, por exemplo ou informalmente, conforme a organização usa e aplica os outros dois tipos de conhecimento.

Encontrado em regras, processos, manuais, cultura, códigos de conduta, ética, produtos, etc.

Fontes de Conhecimento

1. Indivíduo: Conhecimento/know-how pessoal, muitas vezes tácito, de algum tipo. Também pode ser explícito, mas deve ser de natureza individual, por exemplo, um caderno particular.

2. Grupos/comunidade: Conhecimento mantido em grupos, mas não compartilhado com o restante da organização. As comunidades de prática (associações, confrarias, etc.) podem compartilhar valores comuns, linguagem, procedimentos, know-how etc. Eles são uma fonte de aprendizado e um repositório de conhecimento tácito, explícito e incorporado.

3. Estrutural: Conhecimento incorporado encontrado em processos, cultura, etc. Pode ser entendido por muitos ou muito poucos membros da organização. Às vezes, o conhecimento estrutural pode ser o remanescente de lições passadas e esquecidas há muito tempo, onde o conhecimento dessa lição existe exclusivamente no próprio processo.

4. Organizacional: Todos os recursos de conhecimento em uma organização que podem ser realisticamente utilizados por essa organização. Portanto, pode residir em indivíduos e grupos ou existir no nível organizacional.

5. Extraorganizacional: Recursos de conhecimento existentes fora da organização que podem ser usados ​​para aprimorar o desempenho da organização. Eles incluem elementos explícitos como publicações, bem como elementos tácitos encontrados em comunidades de prática que ultrapassam as fronteiras da organização.

Processos de Gestão do Conhecimento

1. Criação de Conhecimento: A capacidade de criar novos conhecimentos geralmente está no centro da vantagem competitiva da organização. Trata-se de transferência, combinação e conversão contínuas dos diferentes tipos de conhecimento, à medida que os usuários praticam, interagem e aprendem. Inclui a substituição de conteúdo existente.

2. Aquisição de Conhecimento: Conhecimento obtido de fontes externas. As fontes incluem fornecedores, concorrentes, parceiros / alianças, clientes e especialistas externos. As comunidades de prática podem se estender para fora da organização.

3. Armazenamento e Recuperação de Conhecimento: Inclui conhecimento residindo em várias formas, incluindo documentação escrita, informações estruturadas armazenadas em bancos de dados eletrônicos, conhecimento humano codificado armazenado em sistemas especialistas, procedimentos e processos organizacionais documentados e conhecimento tácito adquirido por indivíduos e redes de indivíduos.

4. Transferência / Compartilhamento de Conhecimento: A transferência de conhecimento para locais onde é necessário e pode ser usado.

5. Retenção de Conhecimento: Captura de conhecimento na organização para que possa ser usado posteriormente. Geralmente considerado no contexto de perda de funcionários importantes e do uso de técnicas como entrevistas de saída para tentar capturar seus conhecimentos.

A retenção de conhecimento deve ser integrada à forma como a organização opera e começar bem antes que um funcionário importante esteja prestes a partir.

Facilitadores de Gestão de Conhecimento

1. Cultura: Uma que apoia a gestão do conhecimento e os processos que ela envolve - particularmente o compartilhamento de conhecimentos.

2. Infraestrutura: Sistemas de suporte, equipes, estruturas e colaboração;

3. Medidas: Desenvolvimento de um plano e processo para gerenciar mudanças;

4. Tecnologia: Pode oferecer grandes vantagens, principalmente no gerenciamento de conhecimento explícito, como ferramenta de colaboração e como localizador especializado. No entanto, é apenas um componente importante de uma estratégia de GC.

Avaliação e Armazenamento de Conhecimento

Atividades que "classificam, mapeiam, indexam e categorizam o conhecimento para navegação, armazenamento e recuperação". Para que o conhecimento seja compartilhado (para reutilização em uma situação de negócios ou como uma ferramenta para criação de conhecimento), ele deve ser preparado de forma que possa ser identificado, recuperado e compreendido pelo usuário do conhecimento.

Componentes Organizacionais da Gestão do Conhecimento

1. Gerenciamento de conteúdo. Disponibilizar os dados e informações da organização para os membros da organização, conforme necessário;

2. Localização de especialização. Crie um sistema localizador de especialização;

3. Lições aprendidas. Captura de conhecimentos após um incidente, a fim de incentivar relatórios analíticos com análises fundamentadas do motivo da falha ou sucesso. Resulta em recomendações sobre estratégia. O que foi aprendido com a experiência é compartilhado.

Etapas do Desenvolvimento de GC

1. Tecnologia da Informação. O capital intelectual (conhecimento) alimenta o crescimento e o desenvolvimento. A Internet fornece a ferramenta.

2. RH e Cultura Corporativa. Fatores humanos devem ser levados em consideração. Facilitar e incentivar o compartilhamento de informações e conhecimentos pode resultar em competição interna. Precisa de sistemas fáceis de usar e amigáveis (user friendly).

"Não é bom se não o utilizam".

3. Taxonomia e Gerenciamento de Conteúdo. Consciência da importância do conteúdo e da irrecuperabilidade desse conteúdo. "Não é bom se tentam usar, mas não conseguem encontrá-lo". Inclui análise de dados e aprendizado de máquina (machine learning).

Aprendizagem Organizacional e Comunidades de Prática

De um modo geral, existem duas abordagens para o aprendizado organizacional. A primeira visão examina a organização como um todo e está aprendendo de uma perspectiva cognitiva. É tratada como um grande cérebro, composto por membros individuais da organização.

Comunidades de Prática consiste em membros que interagem entre si na busca de uma prática comum. É essa prática social coletiva que une indivíduos através dos limites e departamentos organizacionais oficiais e forma a comunidade.

Equipes, não. Uma comunidade de prática pode ser definida como ”um grupo de profissionais informalmente vinculados uns aos outros através da exposição a uma classe comum de problemas, busca comum de soluções e assim, incorporando eles mesmos uma reserva de conhecimento"

A segunda visão considera a aprendizagem baseada na comunidade, onde os profissionais da organização criam conhecimento em suas próprias redes, denominadas comunidades de prática (Lave & Wenger 1991).

Estruturas de Gestão do Conhecimento

Este modelo tenta oferecer uma visão mais realista do processo de GC. Três grandes categorias se sobrepõem e interagem entre si. O foco estratégico (o "quando" e o "porquê" em oposição ao "o quê") é omitido. Vale ressaltar que este modelo inclui a criação de novos conhecimentos como uma iniciativa específica de GC.

1. Aprendizado Rápido: Os processos de aprendizado permitem que você capture conhecimento e que faça sentido antes, durante e depois da execução ou entrega. Esses processos de Aprendizagem Rápida, parte de um comportamento integrado para lições aprendidas, contribuem com o conteúdo e os dispositivos para os ativos de conhecimento (repositórios de conhecimento com dispositivos de conhecimento) que são armazenados para facilitar o acesso e reutilizar suas informações e experiências.

2. Ativos de Conhecimento: Uma maneira simples de descrever um ativo de conhecimento pode ser, chamá-lo de repositório de conhecimento ou, mais precisamente, de "mentor virtual". Mas é realmente mais multidimensional e dinâmico do que quando planejado, construído e aplicado de maneira eficaz. Seu ativo de conhecimento pode conter processos e metodologias, principais insights, aprendizados e conselhos na forma de diretrizes, checklists, práticas eficazes e “histórias contadas na primeira pessoa” na forma de vinhetas curtas que destacam claramente aprendizados, insights ou experiências críticas; e o “contexto” de negócios em que o aprendizado ocorreu e um link para o originador do conhecimento.

https://workingknowledge-csp.com/knowledge-management-framework/

3. Comunidades de Prática (CdP): Uma comunidade de prática é sobre tudo, comportamento colaborativo. Alguns entendimentos comuns sobre as CdP, é que são um grupo de indivíduos:

· que se reúnem voluntariamente para um objetivo compartilhado;

· cuja ação coletiva afeta significativamente o desempenho individual;

· cuja interação contínua fornece um senso de identidade e um mecanismo de orientação e desenvolvimento pessoal;

· cuja interação é esperada durar enquanto serve ao seu objetivo comum e melhora seus relacionamentos.

O conhecimento de suas CdP é coletado e caracterizado para reutilização em seus ativos de conhecimento, para que possa ser reutilizado e adaptado por outros profissionais dentro da CdP ou em toda a organização. A chave para o sucesso das comunidades é o apoio da liderança em termos de tempo, investimento e recursos para participar, manter e o mais importante, sustentar as comunidades.

4. Ativação da tecnologia: A infraestrutura de TI e os aplicativos permitem “conexão, coleta e colaboração” a partir de qualquer local. Isso fornece os meios para acessar o conhecimento e se comunicar de maneira eficaz e eficiente em toda a organização, com seus clientes ou consumidores e com membros de sua comunidade e outras pessoas fora da comunidade.

O caminho do conceito, da estratégia e da prática de implementação permitirá que você se desenvolva em uma organização de alto desempenho e conhecimento ativado, refletindo alguns dos atributos acima. Você pode evoluir para uma organização que aprende, que não apenas captura as lições aprendidas, mas também “aprende lições” à medida que você realiza a transferência dessas lições pela organização.


Estrutura Nacional (USA) de GC de Sistemas Hospitalares

http://www.kmbestpractices.com/uploads/5/2/7/0/5270671/km_framework_postcard_pdf_125.3kb.pdf

Estrutura Avançada de GC CRM de Tecnologias Humanas



https://rossdawson.com/frameworks/knowledge-based-crm-framework/

Gestão do Conhecimento e Doenças Infecciosas Emergentes - exemplo

Embora o exemplo seja de natureza muito técnica, o exemplo é real para todos nós durante este período e esta realidade pode facilitar a compreensão!


A Columbia University, em nome do National Institutes of Health, publicou um documento em 2017, intitulado “Estrutura de Gestão do Conhecimento para Preparação e Resposta a Doenças Infecciosas Emergentes: Projeto e Desenvolvimento da Ontologia de Documentos de Saúde Pública”.


“Há preocupações crescentes com nossa preparação e resposta coordenada oportuna em todo o mundo para lidar com as doenças infecciosas emergentes (EIDs). Isto coloca desafios práticos que exigem a exploração eficaz de novas abordagens de gestão do conhecimento.


Este trabalho tem como objetivo desenvolver uma estrutura de gestão do conhecimento que lide com os desafios existentes no compartilhamento e reutilização do conhecimento em saúde pública.


Recomendação: Uma abordagem de gestão do conhecimento baseada em ontologia, inspirada na engenharia de sistemas. Ele decompõe o conhecimento em saúde pública em conceitos e relações e organiza os elementos do conhecimento com base nas funções teleológicas. Tanto o conhecimento quanto as regras semânticas são armazenadas em uma ontologia e recuperadas para responder a perguntas relacionadas à preparação e resposta à EID.


A gestão do conhecimento em saúde pública visa gerenciar sistematicamente tarefas e apoiar a tomada de decisão que vê o conhecimento implícito e explícito como recursos estratégicos essenciais. O gerenciamento do conhecimento precisa de armazenamento, recuperação e utilização do conhecimento em saúde pública.


O conhecimento em saúde pública é preservado principalmente em documentos de saúde pública que incluem diretrizes, procedimentos e publicações acadêmicas. Eles são a mídia mais importante para compartilhar, armazenar e gerenciar conhecimento, porque são examinados, de alta qualidade, gerados por uma fonte de conteúdo autorizada, verificável por uma fonte confiável, atual e regularmente atualizada”.


Estrutura de Gestão do Conhecimento de Ontologia de Doenças Infecciosas

Classes e Subclasses de Ontologia de Doenças Infecciosas


O OntoPH está estruturado em uma natureza modularizada. A modularização melhora a reutilização, escalabilidade e manutenção de uma ontologia. O OntoPH possui 7 módulos: espaço-tempo, agente, ação, função, processo, documento e evento. Herdando todos os módulos, a ontologia central do OntoPH possui 9 classes principais.

1. A classe espacial define conceitos espaciais como região e nação;

2. A classe de tempo descreve conceitos temporais como ponto ou período;

3. A classe de recurso especifica os recursos usados ​​para a preparação e resposta da saúde pública;

4. A classe de ação define ações em potencial para um evento EID. As ações são categorizadas em relação às quatro funções teleológicas básicas: comunicação, controle, implementação e monitoramento. As subclasses da classe de ação representam funções específicas nas 4 funções básicas;

5. A classe de processo descreve fluxos de eventos contínuos e discretos;

6. A classe de agente lista todos os agentes inteligentes e não inteligentes envolvidos em um processo ou ação;

7. A classe de descrição descreve o estado e a função de qualquer agente, ação ou processo;

8. A classe de meio resume diferentes tipos de documentos de saúde pública, como documentos legais ou não vinculativos;

9. Por fim, a classe de expressão representa as expressões de conhecimento dos documentos.

Principais classes e subclasses da ontologia

Ação

· Comunicação

· Controle

· Implementação

· Monitoramento


Agente

· Animal

· Humano

· Organização

· Outro agente

· Patógeno

Descrição

· Atributo

· Função

Expressão

· Argumento

· Afirmação

· Suposição

· Declaração

· Proposição avaliativa

· Evidência

· Fato

· Comentários

· Intenção

· Conhecimento

· Observação

· Qualificação

Meio

· Documento

· Amostra

Processo

· Processo contínuo

· Processo discreto

Recurso

· Material do equipamento

· Financeiro

· Recursos humanos

· Ferramenta intelectual

Espaço

· Área

· Space point (um lugar preciso no espaço)

Tempo

· Período

· Time point (um momento preciso no tempo)

Aprenda mais! Ref: https: //www.ncbi. nlm.nih.gov/pmc/articles/ PMC5656775 /? report

Referências / Leituras adicionais

1.http://www.kmworld.com/Articles/Editorial/What-Is/What-is-KM-Knowledge-Management-Explained-122649.aspx

2. http://www.knowledge-management-tools.net/knowledge-management.php

3. http://www.toknowpress.net/ISBN/978-961-6914-21-5/papers/ML17-086.pdf

4.https://www.forbes.com/sites/carstentams/2018/04/23/it-takes-a-village-change-management-as-community-building/#75aaeac05683

5. https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Organizational_Learning_and_KM.jpg

6. https://workingknowledge-csp.com/knowledge-management-framework/

7. http://www.kmworld.com/Conference/2018/Presentations.aspx

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